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Bureautique : Office 2007
Faites le ménage dans vos emails Outlook

Au fil du temps, le fichier PST d'Office Outlook, qui contient tous vos emails, notes et calendriers, peut rapidement peser plusieurs Giga-octets et s'avérer extrêmement lourd. Aussi est-il conseillé de régulièrement faire le ménage et lancer une compression grâce à des fonctions de maintenance enfouies dans les menus du logiciel. Voici comment faire sous Office Outlook 2007.
 


 

Pour faire le ménage et alléger votre fichier PST (afin par exemple de le sauvegarder sur un CD ou un DVD) voici quelques petites opérations très simples à connaître :

Etape 1 : Contrôlez la taille de votre boîte aux lettres
Avant tout de chose, il est utile de savoir exactement quelle est la consommation d'espace disque de votre fichier PST. Microsoft Office Outlook 2007 fournit des statistiques très utiles.
- Allez dans le menu Outils et sélectionnez Nettoyer la boîte aux lettres,
- Cliquez sur Afficher la taille de la boîte aux lettres,
- Le programme vous donne alors la taille totale, ainsi que la taille de chaque sous-dossier. Cela permet de situer instantanément les sous-dossiers sur lesquels concentrer vos efforts de nettoyage.

Etape 2 : Supprimez les pièces les plus lourdes
Les pièces attachées sont stockées avec l'email, et finissent donc par occuper beaucoup de place. Or on reçoit fréquemment des publicités et des emails d'amis truffés de pièces attachées en PDF, PPT ou autres qu'il est inutile de conserver dans la base PST d'Outlook.
- Allez dans le menu Outils et sélectionnez Nettoyer la boîte aux lettres,
- Repérez la deuxième section, et dans le champ Rechercher les éléments supérieurs à, saisissez 1000 (kilo-octets) et cliquez sur Rechercher.
- Outlook affiche alors tous les emails pesant plus de 1 Mo.
- Cliquez deux fois sur l'en-tête de la colonne Taille pour trier les emails de sorte à ce que les plus lourds soient affichés en premier.
- Pour chaque email que vous jugez inutile, cliquez dessus du bouton droit et sélectionnez Supprimer. Notez que l'email ne disparaît pas de la liste, car il est placé dans le dossier Eléments supprimés.

Etape 3 : Videz les éléments supprimés
Après le nettoyage effectué à l'étape précédente, le dossier des éléments supprimés est forcément rempli de tous les gros emails effacés.
- Allez dans le menu Outils et sélectionnez Nettoyer la boîte aux lettres,
- Cliquez par curiosité sur Afficher la taille des éléments supprimés pour avoir une idée du gain de place que vous avez ainsi généré et cliquez sur Fermer pour revenir à la boîte de nettoyage.
- Cliquez alors sur le bouton Vider pour complètement éliminer du fichier PST les éléments effacés.

Etape 4 : Compression finale
Une fois les étapes précédentes terminées, vous pouvez procéder au compactage du fichier PST afin de réduire une nouvelle fois son occupation disque.
- Dans le menu Outils, sélectionnez Paramètres du compte...
- Ouvrez l'onglet Fichiers de données,
- Cliquez sur Dossiers personnels dans la liste,
- Cliquez sur Paramètres...
- Cliquez alors sur le bouton Compresser.
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